Wenn die Rezeptur eines Mixgetränkes als Zutat einen Brandy verlangt, spielt es normalerweise keine Rolle, welche Marke Sie verwenden, solange die Qualität stimmt. Durch diese Form der Verallgemeinerung von Artikeln durch Ordner wird die Bestimmung der Verfügbarkeit von Mixgetränken flexibler. Ein Ordner summiert die Mengen der in ihm abgelegten Artikel. Ausserdem haben Sie die Möglichkeit, eine Kalkulation ohne konkrete Artikel vorzunehmen. Sie können z.B. einen Getränkeordner für Cola anlegen, ohne auch nur ein einzigen Artikel einer konkreten Sorte darin zu speichern. Nutzen Sie dazu die Option Immer verfügbar, um der Anwendung einen unbegrenzten Vorrat von Cola anzuzeigen.

Ein weiterer Vorteil besteht in der Austauschbarkeit von Rezepten. Wenn Sie in einem Mixgetränk auf den konkreten Artikel Jim Beam statt auf seinen Ordner Bourbon Whiskey verweisen, so wird nach einer Kopie in die Bar-Datei Ihres Freundes auch nach einem Artikel mit diesem Namen gesucht. Bevorzugt Ihr Freund aber den Bourbon-Whiskey einer anderen Marke, wird man diesen Artikel in seiner Datei nicht finden. Daher die Empfehlung: Benutzen Sie in Rezepten nur dann konkrete Artikel, wenn diese zur Herstellung des Mixgetränkes zwingend erforderlich sind. Verweisen Sie in allen andern Fällen lieber auf Ordner.

Alternativ zur konkreten Mengenangabe können Sie für alle Ordner von Getränken, Spirituosen und Zutaten die Option Immer verfügbar benutzen. Wenn Sie künftig schneller die Liste potenzieller Zutaten bearbeiten möchten, sollten Sie alle Bestandteile, die Sie niemals besitzen werden, löschen. Mixgetränke, die diese Zutaten verwenden, sind dann auch überflüssig und können ebenfalls gelöscht werden. Speichern Sie abgerüstete Dateien unter einem anderen Namen, wenn Sie später vielleicht doch noch einmal in der großen Sammlung nachsehen wollen. Verwenden Sie eine individuelle Suche, um verkürzte Listen von Zutaten zu erstellen.

Stellen Sie im Menüpunk Extras > Einstellungen > Verzeichnis für Bilddateien das Basisverzeichnis für Bilddateien ein. Beachten Sie, dass diese Einstellung für jede BarMix-Datei verschieden sein kann. So können Sie für eine spezielle Mixgetränkesammlung ein gesondertes Verzeichnis angeben. Kontrollieren Sie die Pfadangabe bei den Mixgetränken, für die Sie ein Foto gespeichert haben. Verwenden Sie dazu den Schalter Suchen.

Zunächst einmal ist die Vielfalt an Spirituosen für eine Bar typisch. Daher soll der Bedeutung dieser Getränkegruppe in der Anwendung auch entsprochen werden. Der zweite Grund ergibt sich aus der Tatsache, dass Spirituosen niemals Kohlensäure enthalten und diese Option daher für diese Art überflüssig ist. Ansonsten kann Sie aber niemand daran hindern, beispielsweise eine Weinsorte im Spirituosenordner oder einen Cognac im Getränkeordner abzulegen.

Die Hauptarbeit beim Aktualisieren der Mengen besteht im Heraussuchen des Artikels. Dabei kann Ihnen ein Bar-Code-Scanner (schon ab 50 Euro im Fachhandel erhältlich) wertvolle Dienste leisten. Wenn Sie Ihren Scanner so konfigurieren, dass er vor dem Zahlencode eine Strg+B-Sequenz sendet, sparen Sie sich auch das Öffnen des Suchdialogs.
Wählen Sie nun im Verfügbarkeitsformular des geöffneten Artikels das Feld Anzahl aus. Benutzen Sie die Pfeil nach oben–Taste, um genau eine Einheit hinzuzufügen, statt die neue Menge im Kopf zu addieren und den errechneten Betrag von Hand einzugeben. Wenn Sie den nächsten Artikel über einen Suchdialog statt durch Klicken in der Hierarchie öffnen, bleibt die Eingabemarkierung im Feld Anzahl erhalten. Jetzt haben Sie den Aufwand auf ein Minimum reduziert:
Einmal mit den Scanner anpiepsen und mit der Pfeil-Taste um die eingekaufte Anzahl erhöhen - fertig.

Eine weitere Möglichkeit ist das Anlegen einer Bestellung zur gesonderten Erfassung eines größeren Einkaufs. In der Liste der Bestellpositionen können Sie mit der Einfg-Taste den Einfügemodus aktivieren (in der Statuszeile erscheint EINFG). Anschließend scannen Sie ihre Artikel ohne weitere Eingaben wie die Kassiererin im Supermarkt. Beim Abschließen der Bestellung können Sie den gesamten Einkauf zum Vorrat hinzufügen. Das Erfassen von aktuellen Artikelpreisen in Bestellungen ermöglicht auch die Auswertung einer Preisentwicklung.

Öffnen Sie die BarMix-Datei Ihres Freundes. Kopieren Sie die gewünschten Mixgetränke in die Zwischenablage. Öffnen Sie nun Ihre eigene Bar-Datei und fügen Sie dort die Rezepte in einen Ordner Ihrer Wahl ein. Prüfen Sie vorher, ob die von den Mixgetränken verwendeten Zutaten in Ihrer Bar-Datei vorhanden sind. Dabei müssen die genau Namen übereinstimmen. Der Ordner spielt keine Rolle. Bei fehlenden Zutaten entstehen zunächst „unaufgelöste“ Rezepteinträge, da hier kein Verweis auf das verwendete Getränk erstellt werden kann. Diese Verweise können Sie später manuell anpassen.

So wie die Rezepte für Mixgetränke können Sie natürlich auch Getränke, Spirituosen und andere Zutaten über die Zwischenablage kopieren und so aus anderen Dateien übernehmen. Wenn Sie sich häufiges Öffnen und Schliessen von verschiedenen Dateien ersparen möchten, dann öffnen Sie BarMix mehrmals (eine Instanz für jede Datei). In diesem Fall haben Sie auch die Möglichkeit, alle Daten per Drag & Drop zu kopieren.

Übrigens: Es gibt unter Windows-XP ein Programm mit dem Namen CLIPBRD.EXE (Kann direkt im Ausführungsdialog gestartet werden: Tasten Windows+R und anschl. CLIPBRD eingeben). Damit können Sie den Inhalt der Zwischenablage in einer Datei speichern und anschliessend per e-Mail versenden. Der Empfänger benutzt dann die gleiche Anwendung, um den Inhalt dieser Datei an seinem Rechner zunächst in die Zwischenablage, und dann in seine BarMix-Datei einzufügen.